Авансовый отчет ремонт авто

Опубликовано 29.05.2020 17:23 Administrator Просмотров: 5779

«Автомобиль – это не роскошь, а средство передвижения!», — как говорил Остап Бендер в романе «Золотой телёнок».

Согласимся, зачастую транспортные средства необходимы для полноценного развития бизнеса, но по факту, организация, приобретающая автомобиль, получает ещё и дополнительные расходы на её содержание, ремонт, страхование, парковку и прочее. При этом отражение подобных затрат в бухгалтерском и налоговом учёте не редко вызывает много вопросов.

Поэтому разберем всё более подробно в этой статье. Кстати, ранее мы уже писали об учёте полисов КАСКО и ОСАГО и учёте ГСМ по топливным картам, будем рады, если наши материалы пригодятся вам в работе.

Расходы на платную парковку

Сотрудники, чья деятельность связана с разъездным характером работы, вынуждены прибегать к услугам платных городских парковок.

В случае оплаты работником таких услуг личными средствами, предприятие может возместить ему эти затраты.

Для подтверждения расходов сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих оплату услуг парковки.

Не лишним будет и составление путевого листа с указанием маршрута следования непосредственно по тем адресам, где организована платная парковка.

Также услуги парковки могут быть оплачены организацией напрямую с расчётного счёта, в случае заключения договора на оказание услуг, например, с частным паркингом.

Расходы на платную парковку отражаются в бухгалтерском учёте, как затраты по обычным видам деятельности компании, согласно ПБУ 10/99.

С налоговым же учётом всё немного сложнее. Обратимся к статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1, если услуги парковки были оплачены непосредственно предприятием, то их следует отнести к прочим затратам на содержание служебного транспорта. То есть отразить их по дебету затратного счёта, например, 26, с субконто «Прочие расходы».

Исходя из подпункта 12 пункта 1 следует, что если оплата парковки служебного транспорта была совершена в командировке, то эти затраты можно отнести к командировочным. В этом случае изменится субконто на «Командировочные расходы» и появится необходимость удержать подоходный налог со стоимости парковки, так как данный вид затрат не входит в перечень расходов, не включаемых в базу по НДФЛ.

И есть ещё один случай оплаты парковки, когда сотрудник совершает поездку в служебных целях на личном автомобиле. В этом случае сотруднику положена компенсация в пределах установленных норм.

Согласно письму Минфина от 15 сентября 2005 года № 03-03-04/2/63 в выплачиваемую компенсацию уже входят дополнительные расходы, связанные с использованием личного авто.

Таким образом, если вы выплачиваете сотруднику компенсацию, то возмещать расходы по парковке ему же не следует.

Поступление от паркинга акта оказанных услуг вводится в программу 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 в разделе «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)». 

Авансовый отчет ремонт авто

В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Поступление» и из выпадающего списка выбрать «Услуги (акт)». Затем заполнить документ данными полученного акта.

Авансовый отчет ремонт авто

Если бухгалтерией были получены квитанции, свидетельствующие об оплате городской парковки для служебного автомобиля командированным сотрудником, то в программе следует ввести «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса».

Авансовый отчет ремонт авто Авансовый отчет ремонт авто

В случае использования личного автомобиля в служебных целях, начисление компенсации вводится в разделе «Операции» — «Операции, введённые вручную».

Авансовый отчет ремонт авто Авансовый отчет ремонт авто

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ и пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами все виды компенсаций в пределах норм, установленных законодательством РФ, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Нормы для коммерческих предприятий установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013г. № 563 и составляют:

  • — для легковых автомобилей с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см – 3000 рублей в месяц;
  • — для легковых автомобилей с объёмом двигателя до 2000 куб. см – 2 400 рублей;
  • — для мотоциклов – 1200 рублей.
  • То есть, данную компенсацию следует отнести к необлагаемым доходам физического лица.
  • Для этого перейдём в раздел «Зарплата и кадры» и выберем пункт «Операции учёта взносов».

Авансовый отчет ремонт авто

Создадим новый документ, в котором на вкладке «Сведения о доходах» добавим строку и отразим сумму начисленной компенсации.

Авансовый отчет ремонт авто

Покупка парковочного места

Покупка парковочного места по своей сути — это приобретение части земельного участка.

При этом на данном участке возможно есть ранее нанесённая разметка под автомобили, или навес. Если нет, то предприятие имеет право самостоятельно достроить то, что считает нужным для комфортного размещения автотранспорта.

Расходы на строительство и приобретение парковки формируют её первоначальную стоимость, как в бухгалтерском, так и налоговом учёте.

При этом в обоих учётах такой вид актива, как парковка, является основным средством, если он соответствует критериям, установленным ПБУ 6/01.

О принятии на учёт в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 основного средства вы можете прочитать здесь.

  1. Приобретение автомобильной аптечки, троса и огнетушителя
  2. Покупку технических средств, требуемых для автомобиля, можно отнести либо к приобретению инвентаря, либо основного средства.
  3. Как мы знаем, к основным средствам относится имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью свыше 40 тысяч рублей.

Чаще всего автомобильные аптечки, огнетушители и прочий инвентарь не достигают такой стоимости. Соответственно, согласно ПБУ 5/01 их следует отражать в составе материалов на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Оприходование инвентаря в организации может быть оформлено документом «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки» или документом «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса», в случае его покупки подотчётным лицом. Пример заполнения накладной на приобретение представлен на рисунке ниже.

Авансовый отчет ремонт авто

Если приобретение отражается авансовым отчётом, то покупаемый инвентарь отражается на вкладке «Товары», как показано на рисунке.

Авансовый отчет ремонт авто

  • В тот момент, когда происходит передача инвентаря в автомобиль, его необходимо отразить в составе расходов.
  • Для этого перейдём в раздел «Склад» и выберем пункт «Передача материалов в эксплуатацию».
  • В открывшемся документе перейдём на вкладку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и внесём данные о передаваемых материалах.
  • В графе «Способ отражения расходов» следует выбрать на каком затратном счёте будут отражены эти расходы.

При проведении, документ создаст проводки: Дт 26 Кт 10.09, а также отразит данный инвентарь на вспомогательном счёте МЦ.04, для того, чтобы можно было в последствие осуществить пересчёт инвентаря в организации.

  1. Когда придёт время списать инвентарь с забалансового учёта, нужно будет ввести документ «Списание материалов из эксплуатации» на основании ранее введённого документа «Передача материалов в эксплуатацию» или путём создания нового документа в разделе «Склад».

Проведённый документ создаст проводки только по кредиту счёта МЦ.04.

  • Автор статьи: Алина Календжан

Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.

В данной статье мы разберем:

  • где в 1С авансовые отчеты,
  • как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения,
  • как оформлять авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово на примере конкретных ситуаций,
  • проводки по авансовому отчету в 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Образец заполнения Авансового отчета

Авансовый отчет образец заполнения →

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

Авансовый отчет ремонт авто

В шапке документа нужно указать:

  • от — дата составление авансового отчета;
  • Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

  • Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.
  • Авансовый отчет ремонт авто
  • Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
Читайте также:  Ремонт авто форд скорпио

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Авансовый отчет ремонт авто

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Изучить подробнее:

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
    • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет.

  1. Авансовый отчет ремонт авто
  2. На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
  3. Авансовый отчет ремонт авто

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

  • Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.
  • В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
  • Авансовый отчет проводки в 1С
  • Авансовый отчет ремонт авто

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

Изучить подробнее:

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
  • ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
  • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

  • командировка по РФ — 700 руб. в день;
  • командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

Авансовый отчет ремонт авто

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

  1. В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.
  2. Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.
  3. Авансовый отчет ремонт авто

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

Авансовый отчет ремонт авто

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет ремонт авто

Изучить подробнее:

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

  • банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
  • Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.
  • На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.
  • Изучить подробнее:

Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

  • Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
  • Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
  • Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы. Результат может быть в виде:
    • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
    • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

  1. Авансовый отчет образец заполнения →
  2. При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4). PDF
  3. Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

Проверьте себя! Пройдите тест:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

  • Если Вы еще не подписаны:
  • Активировать демо-доступ бесплатно →
  • или
  • Оформить подписку на Рубрикатор →
  • После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Читайте также:  Установка ремонт люков автомобилю

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Помощник бухгалтера в 1С

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

  • Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
  • Авансовый отчет ремонт авто
  • Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.
  • Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

  1. Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
  2. Авансовый отчет ремонт авто
  3. В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:
  4. Авансовый отчет ремонт авто
  5. Проводка получилась такой:
  6. Авансовый отчет ремонт авто

Выдача безналичных денежных средств

  • В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
  • В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:
  • Авансовый отчет ремонт авто
  • Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:
  • Авансовый отчет ремонт авто
  • Проводка получилась такой:
  • Авансовый отчет ремонт авто

Выдача денежных документов

  1. Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
  2. После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
  3. Авансовый отчет ремонт авто
  4. При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
  5. А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
  6. Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
  7. Отдельно упомяну:
  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

  • Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:
  • Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

  1. Заполняем закладку «Авансы»:
  2. Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

  3. Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):
  4. Вот проводки этой закладки:
  5. Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
  6. Вот проводки:
  7. Примеры заполнения закладки «Прочее».

  8. Оплата услуг связи:
  9. Оплата объявлений в газете:
  10. Списание суточных и долга за командировочных билетов:
  11. Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
  12. Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:
  13. Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:
  14. После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :
  15. Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Авансовый отчет ремонт авто Авансовый отчет ремонт авто

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;
  • электронные чеки;
  • товарные накладные;
  • приходные кассовые ордера;
  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
    • сведения о сумме текущего аванса;
    • общая сумма полученных и израсходованных денег;
    • сумма остатка либо перерасхода;
    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.
  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Читайте также:  Практика гарантийного ремонта автомобиля

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован,  бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. 

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается  НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). 

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. 
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины. 

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа,  страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст.

226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п.

 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договораСтраховые взносыНДФЛ
Аренда транспортного средства без экипажа не начисляются удерживается
Аренда транспортного средства с экипажем начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт — документ, с которым сталкивается
каждый командированный. Отвечаем на самые частые вопросы
о его заполнении.

Для чего нужен авансовый отчёт

В авансовом отчёте работник отчитывается о тратах,
совершённых в связи с командировкой. Этот документ
свидетельствует о целевом расходовании средств компании
и должен быть подкреплён соответствующими документами: чеками,
билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать
в отчёте и приложить к нему же в качестве
доказательств.

Как заполнить авансовый отчёт

Организация может использовать стандартную форму авансового
отчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), или
разработать свой вид документа с соблюдением необходимых
реквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнение
унифицированной формы АО-1.

Скачать бланк авансового отчёта АО-1

Стандартный отчёт состоит из двух страниц — лицевой
и оборотной. На лицевой стороне указывают:

  • реквизиты организации; 
  • номер документа;
  • сведения о командированном (ФИО, должность,
    подразделение);
  • сумму аванса и расходов;
  • остаток или перерасход.

Если от выданных авансом средств есть остаток,
командированный должен сдать их в бухгалтерию.
Если же он потратил больше, чем предполагалось (при
условии, что траты были обоснованы и согласованы),
то сумму перерасхода ему компенсируют — например,
начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Верхняя часть лицевой стороны отчёта:

У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) —
о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этот
квиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остается
у командированного.

На оборотной стороне находится таблица, в которой
отмечают:

  • сумму выданного аванса,
  • сумму потраченных средств,
  • наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
  • номера счетов и субсчетов, по которым проводятся
    расходы.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают
командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры,
договор аренды и т.д. Для каждого документа прописывает
наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные
в чеках и других документах, совпадали с данными
в таблице. Чеки и билеты должны быть прикреплены
к отчету.

Авансовый отчёт распечатывают в одном экземпляре.
Командированный должен поставить свою подпись на оборотной
стороне отчёта под таблицей — это его называют «подотчетным
лицом».

Отчёт после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер,
а затем документ утверждает руководитель компании (подпись
вверху страницы).

Какие документы прикладывают к авансовому отчёту

Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс куплены
онлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать.
При покупке на Туту оплату подтверждают два документа —
электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД).

Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечатать
договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении,
электронный чек, а также приложить служебную записку
об использовании каршеринга. Подробнее мы писали в этой статье.

В случае с самолётом распечатанной маршрутной
квитанции недостаточно — нужно обязательно распечатать посадочный
талон и поставить на нём штамп о досмотре во время
предполётных процедур.

Электронный посадочный талон
в командировке 

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы,
прикладывают счёт из гостиницы и кассовый чек,
а если у владельца нет кассовой машины,
то счёт-фактуру — квитанцию, заполненную от руки
и заверенную печатью. Если командированный снимал частную
квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор
и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки
проживания и сумма оплаты.

Когда нужно сдавать авансовый отчёт

В течение 3 рабочих дней после возвращения
из командировки. Если сразу после командировки сотрудник
уходит в отпуск или на больничный, то отчёт
он сдает в течение 3 рабочих дней после выхода
из отпуска или с больничного.

Что будет, если работник не успел сдать отчёт вовремя

Если командированный нарушил сроки сдачи отчёта или
не вернул остаток аванса, работодатель имеет право считать
выданные средства задолженностью (статья 137 Трудового
кодекса РФ) и  удержать их из его зарплаты
по завершении месяца, следующего за месяцем,
в котором работник должен был сдать отчет.

Нужно ли заполнять авансовый отчёт при отмене
командировки

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства
на организацию командировки, то авансовый отчёт
необходимо оформить и вписать туда понесённые расходы.
Подробный порядок описан в статье.
Отчёт нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

Можно ли сдать авансовый отчёт в электронном
виде

Авансовый отчёт можно оформить не только в бумажном,
но и в электронном виде. Об этом
мы расскажем в другой статье.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Ссылка на основную публикацию