Ремонт автомобиля оплата труда

В практике работы автотранспортных предприятий постоянно происходят такие ситуации, когда необходимо обслуживать или ремонтировать автомобиль, или другое транспортное средство. В связи с этим возникают вопросы, связанные с оплатой водителям на ремонте. Возможно несколько вариантов управленческого решения в такой ситуации.

b

Солдат спит, а служба идёт? Не всегда

Обычно предполагается, что время простоя машины в ремонте должно быть минимальным, так как в это время она не приносит пользы, не выполняет свою основную функцию.

Соответственно, и водитель также не «загружен» работой.

Есть также такое мнение, что некоторые водители сознательно готовы затягивать время ремонта свой машины, так как ему легче «прохлаждаться» в цехе и неторопливо выполнять ремонт, чем быть «на линии».

Водители особенно «неторопливы» в ремонте, когда заработная плата за ними сохраняется в том же размере, что и при работе на маршруте.

Поэтому в организациях стараются выстроить систему оплаты водителям на ремонте таким образом, чтобы их заработок за это время был несколько меньше, чем в случае выполнения своих прямых обязанностей. Считается, что это мотивирует их к сокращению срока ремонта.

Однако правильно ли это? Не всегда. Вот что пишет один из водителей на форуме по вопросам оплаты труда (сохранена стилистика и орфография автора):

Работаю водителем автобуса много лет. При устройстве на работу в заявлении указано: “Прошу принять водителем 1 класса”, таковым и тружусь. Обратите внимание, что водителем, а не слесарем! В должностной инструкции так же отсутствует требование о ремонте своими силами.

Вот и объясните мне пожалуйста почему нам оплачивают ТО по среднему, а ремонты 75% тарифа, ссылаясь на “Положение об оплате..

”? Вы сидящие в кабинетах и считающие наши зарплаты сами моете у себя полы, ремонтируете компы свои? А так же сломавшиеся столы, стулья и прочее? Сами себе программы пишите и устанавливаете? А если у вас (как и у нас) водитель и слесарем является (например встал на трассе и ремонтирует), то не совмещение ли это профессий с вытекающей из этого оплатой?

С ним можно согласиться. Поэтому важно выстроить справедливую систему оплаты водителям, техника которых выведена в ремонт. Тогда и ремонты пойдут быстрее, и персонал будет мотивирован к хорошей работе.

Вчера водитель – сегодня автослесарь

На период ремонта возможно установить водителю оплату по тарифным ставкам автослесаря согласно выполняемой работы.

Ремонт автомобиля оплата труда

Например, если ремонт автотранспорта выполняется водителем самостоятельно, то эти работы можно тарифицировать по ЕТКС (выпуск 02) для слесаря по ремонту автомобилей (1-7 разряды). В документе указаны характеристики работ и приведены их примеры.

Для того, чтобы такая оплата была легитимной, нужно описать все условия оплаты водителям на ремонте в Положении об оплате труда. Тогда не будет необходимости делать какие-либо переводы водителей в автослесари и обратно, чтобы проводить начисление зарплаты.

Например, внести в Положение такую формулировку:

«Водителям транспортных средств, находящихся на ремонте, оплату за время ремонта производить по тарифным ставкам слесаря по ремонту автомобилей, соответствующих характеру выполняемого ремонта в соответствии с ЕТКС выпуск 02, утв. постановлением Минтруда РФ от 15 ноября 1999 г. N 45».

Оплата по среднему заработку

Если водитель не участвует в ремонте или выполняет незначительные поручения, помогает ремонтникам, то оплату можно установить по среднему заработку. Этот момент обязательно указать в Положении по оплате труда.

В таком варианте оплаты на ремонте водитель может быть не заинтересован в скорейшем его окончании, поэтому не рекомендую его применять.

Однако зачастую ремонт транспортного средства выполняется силами самого водителя. Тогда применение такого вида оплаты правомерно и справедливо. Стоит больше внимания уделить организации ремонта, чтобы его сроки не затягивались из-за недостатка финансирования или отсутствия запчастей и оборудования.

В крайнем варианте машина отправляется в ремонт на СТО или выполняется силами специализированного подразделения. Это характерно для дорогой спецтехники. Водитель не занят в ремонте, и несправедливо оплату делать в полном размере.

В таком случае рекомендуется сделать временный перевод водителя на другое транспортное средство или другую работу (с его согласия). Как вариант, можно отправить его в отпуск (очередной или без содержания). Но это будет зависеть и от согласия самого водителя.

Доплаты и надбавки в период ремонта

Не нужно забывать также вопрос действия доплат и надбавок на период ремонта. Закономерно, что если ремонт техники будет производится в специальном помещении и на рабочих местах с нормальными условиями труда, то доплата за работу во вредных условиях водителю не начисляется.

Также необходимо урегулировать вопрос с выплатой премии, если такая определена положением об оплате труда или премировании.

Зачастую водителям на ремонте премию не выплачивают, так как показатели премирования не выполняются. Однако иногда имеет смысл сделать дополнительное разовое премирование, например, за быстрый и качественный ремонт. Это стимулирует водителя к дальнейшему правильному производственному поведению.

Более подробно о вопросах оплаты водителей читайте в специальном обзоре на нашем сайте.

Вовлеченность и экономия. Как KPI влияет на зарплату дальнобойщиков и работу транспортных компаний – Дзен – АТИ, Центр: Система грузоперевозок

Многие логистические операторы внедряют KPI для водителей-дальнобойщиков. Какие показатели учитываются при расчёте зарплат и каких целей позволяет достичь такая система?

Автоперевозчики тратят на зарплаты водителей и сопутствующие платежи, в том числе и налоговые отчисления, около 12% от общей суммы расходов. Эти затраты не сравнятся с расходами на топливо, которые могут достигать 49%, но значительно превосходят ежегодные траты на шины. 

Важность грамотного расчета размера заработной платы нельзя недооценивать, ведь от неё напрямую зависит удовлетворённость водителей, качество их работы.

Сегодня в России, как и во многих других странах мира, растёт нехватка профессиональных водителей грузовиков.

Профессия дальнобойщика кажется молодежи немодной, непрестижной, а работа, из-за которой приходится проводить много времени вдали от дома, устраивает далеко не всех. 

Конкурируя друг с другом, перевозчики пытаются предложить потенциальным сотрудникам наилучшие условия. На первый взгляд может показаться, что для привлечения водителей можно просто повысить окладную часть зарплаты или ставку за пройденный километр. Такой шаг, безусловно, поможет привлечь сотрудников, но как он скажется на их работе?

Самое важное качество водителя

Ведущие транспортные компании сегодня активно используют KPI (ключевые показатели эффективности), рассчитывая зарплаты водителей грузовых автомобилей. Чаще всего это пройденный километраж, расход топлива и отсутствие штрафов или опозданий.

Каждая компания разрабатывает KPI индивидуально. Показатели могут включать в себя оценку технического состояния транспортных средств, целостность доставленных грузов, соблюдение сроков передачи документов и т.д. – все зависит от специфики перевозок и задач, которые ставят перед собой руководители.

Использование ключевых показателей эффективности повышает вовлеченность водителей в рабочий процесс.

Сотрудник начнёт с бо́льшим вниманием следить за расходом топлива, если будет знать, что от его усердия зависит размер зарплаты. У водителей появятся «любимые» (наиболее выгодные) маршруты, повысится мотивация.

Для достижения многих задач, в том числе и для сокращения расходов на горючее, KPI просто необходим, ведь

лучшие энергоэффективные шины не помогут сэкономить, если водители привыкли ездить с пережогами. 

Но сотрудники изменят свои привычки, если будут заинтересованы в экономии топлива, в том числе и материально, и в этом случае ключевые показатели эффективности являются идеальным инструментом мотивации.

Внедрение KPI: затраты и экономия

Если при внедрении KPI разбить зарплату на несколько частей (например, на оклад, премию за выполненные рейсы и бонусы за сэкономленное топливо), то работы у бухгалтеров прибавится, а расходы на оплату труда возрастут. Но продуманная система премий и бонусов может значительно повысить эффективность работы водителей.

По данным компании Мишлен, внедрение KPI, привязанных к экономичному и бережливому вождению, позволяет сократить затраты на топливо в среднем на 5%, а расходы на ремонт автомобилей на 4%. 
Ремонт автомобиля оплата труда
Внедрение KPI может сократить расходы на горючее на 5%.  artfile.ru

Если бонусы привязаны к количеству выполненных рейсов, этот показатель также возрастёт, что позволит компенсировать возможную нехватку кадров или потребность в привлечении стороннего транспорта.

В 2019 году Мишлен представила энергоэффективные шины MICHELIN X MULTI ENERGY – передовое решение, рассчитанное на максимальную экономию топлива. В среднем они помогают сократить расход горючего на 2,4 л. на 100 км пути. Вместе с шинами специалисты компании представили и схему внедрения соответствующего KPI.

Они предложили предоставить водителям возможность выбора: использовать обычные шины и работать по привычным нормативам расхода горючего или использовать энергоэффективные шины – в таком случае нормативы будут снижены на 2,4 литра.

При этом водители, выбравшие экономичные шины, будут получать премию в размере половины от стоимости сэкономленного топлива.

Читайте также:  Порядок оформления гарантийного ремонта автомобиля

Зарплата водителей, согласившихся на участие в эксперименте и проезжающих ежемесячно 14 500 километров за счет премий выросла в среднем на 7830 рублей. Такую же сумму удалось сэкономить компании за каждый переобутый в экономичные шины тягач. Зарплата водителей, продолживших работать по прежней схеме не изменилась, но многие из них захотели перейти на новую.

Если компания с автопарком в 200 тягачей внедрит такую схему, зарплата водителей вырастет, а ежегодная экономия на горючем (даже с учетом покупки недешевых энергоэффективных шин!) составит 4,4 млн рублей.

 

Использование энергоэффективных шин уже стало негласным стандартом на Западе. Переходят на экономичные решения и российские компании, в том числе и перевозчики федерального уровня.

Практически все они совместили переход на энергоэффективные решения с внедрением соответствующего KPI – и результат не заставил себя ждать.  

*   *   *

Внедрение KPI может сделать транспортную компанию более конкурентоспособной на рынке труда, сократить расходы на топливо и техническое обслуживание, вовлечь водителей в рабочий процесс и улучшить социальный климат в коллективе.

Расчет конкретных показателей потребует от перевозчика детальной проработки: чтобы облегчить эту задачу, компания Мишлен разработала калькулятор совокупной стоимости владения грузовым автомобилем. Воспользуйтесь им и узнайте, сколько денег можно сэкономить, если переобуть машины в энергоэффективные шины и мотивировать водителей к экономичному вождению!

Фирма использует автомобиль работника: как выгоднее учесть расходы

Материал предоставлен журналом«Практическая бухгалтерия» (№4, 2003)

Работник ООО «Пассив» использует автомобиль Nissan Primera (объем двигателя — 2200 куб. см) для служебных поездок.

Средние ежемесячные расходы на содержание автомобиля составляют 6400 рублей: — 3500 рублей — оплата ГСМ; — 2000 рублей — оплата ремонта; — 900 рублей — износ автомобиля.

Как выгоднее оформить использование автомобиля, чтобы оптимизировать расходы и фирмы, и работника? Рассмотрим три способа решения: 1) выплата компенсации за использование автомобиля; 2) договор аренды;

3) договор безвозмездного пользования.

Компенсацию назначает руководитель, а ее размер устанавливают по согласованию с работником с учетом того, что ему должны быть компенсированы все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (покупка бензина, текущий ремонт, износ транспортного средства).

Если сумма, потраченная на ремонт автомобиля, значительна, фирма может увеличить размер компенсации. Официальные нормы компенсаций за использование личных автомобилей работников для служебных поездок в месяц составляют: — 1200 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.

см; — 1500 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см; — 600 рублей — для мотоциклов.

Вот как учитывается выплаченная компенсация при налогообложении:

  • Компенсация
  • Компенсация в пределах нормы сверх нормы
  • налог на прибыль
  • Уменьшает прибыль
  • Не уменьшает прибыль
  • Налог на доходы физических лиц
  • Не облагается
  • Облагается
  • Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование
  • Не облагается
  • Не облагается
  • Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
  • Не облагается
  • Облагается

Расчет. Всю сумму расходов по эксплуатации автомобиля ООО «Пассив» ежемесячно выплачивает работнику в виде компенсации. Сумма компенсации — 6400 руб. (в том числе в пределах нормы — 1500 руб., сверх нормы — 4900 руб.). Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль, на 1500 руб. Таким образом, экономия на налоге на прибыль составит 360 руб. (1500 руб. x 24%). Каждый месяц «Пассив» должен со сверхнормативной части компенсации: — начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний — 19,6 руб. (4900 руб. x 0,4%); — удержать налог на доходы физических лиц — 637 руб. (4900 руб. x 13%). Работник получит на руки 5763 руб. (6400 — 637), фактически потратив при этом на содержание автомобиля 5500 руб. (3500 + 2000). Общая сумма платежей фирмы — 6059,6 руб. (5763 + 637 + 19,6 — 360). Проводки будут такими:

  1. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 70
  2. ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
  3. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 69-1
  4. ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 6400 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях; — 637 руб. — удержан налог на доходы; — 19,6 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев; — 5763 руб. — выплачена компенсация работнику из кассы фирмы.

Плюсы 1. Достаточно легко оформить выплату компенсации и изменить ее размер.

2. Компенсация в пределах норм не облагается никакими налогами.

Минусы 1. Официальные нормы компенсации не покрывают всех расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают. 2. Со сверхнормативной суммы компенсации нужно: — начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев;

— удержать налог на доходы физических лиц.

Оформить использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы можно с помощью договора аренды. В договоре указывают сумму арендной платы и другие существенные условия (например, кто будет оплачивать ремонт транспортного средства и расходы на ГСМ).

Как правило, эти расходы несет фирма-арендатор, поскольку может их списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Гражданский кодекс предусматривает две формы такого договора: «аренда транспортного средства» и «аренда транспортного средства с экипажем».

Как в первом, так и во втором случае фирма: — имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей; — должна удержать с арендной платы налог на доходы физических лиц.

Кроме того, по договору аренды с экипажем фирме придется дополнительно заплатить с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.

Поэтому, заключая договор аренды, не нужно указывать в нем, что автомобилем будет управлять сам сотрудник-арендодатель. А, кроме того, он не должен подписывать путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой другой работник, имеющий водительские права.

Вот как учитываются выплаты по договору аренды при налогообложении:

Налог Арендная плата по договору Расходы на ГСМ и ремонт
с экипажем без экипажа
Налог на прибыль
  • Уменьшает прибыль
  • Уменьшает прибыль
  • Уменьшают прибыль
  • Налог на доходы физических лиц
  • Облагается
  • Облагается
  • Не облагаются
  • Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование
  • Облагается
  • Не облагается
  • Не облагаются
  • Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
  • Облагается
  • Не облагается
  • Не облагаются

Расчет. ООО «Пассив» заключило с работником договор аренды автомобиля без экипажа. Ежемесячная арендная плата по договору — 900 руб. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма-арендатор. Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на 6400 руб. (3500 + + 2000 + 900). Экономия на налоге на прибыль — 1536 руб. (6400 руб. x 24%). Сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с арендной платы составит 117 руб. (900 руб. x 13%). Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля. Общая сумма платежей фирмы — 4864 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1536). Проводки будут такими:

  1. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 76
  2. ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
  3. ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
  4. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)

— 900 руб. — начислена арендная плата по договору; — 117 руб. — удержан налог на доходы; — 783 руб. — выплачена арендная плата работнику из кассы фирмы; — 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы 1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.

2. Расходы на ГСМ и ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы Вся сумма арендной платы облагается налогом на доходы физических лиц.

Этот договор схож с договором аренды, но по нему работник не получает никакой платы. При этом расходы на ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 260 НК РФ).

Обратите внимание: такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат, компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например, работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является ее учредителем).

В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля, придется проводить по другой статье, например, как зарплату, материальную помощь либо за счет «неучтенных» денег.

Например, возможен такой вариант: по взаимной договоренности эту сумму проводят как оплату ГСМ, хотя на самом деле работник потратил это топливо при использовании автомобиля в личных целях (при этом нужно очень аккуратно оформлять путевые листы и авансовые отчеты, чтобы не вызвать подозрений проверяющих).

Кроме того, у этого договора есть еще один серьезный недостаток: фирма использует автомобиль безвозмездно, а, по мнению налоговиков, стоимость безвозмездно полученной услуги придется включить в доход фирмы исходя из рыночных цен.

Читайте также:  Куплю авто после дтп ремонт

Расчет. ООО «Пассив» заключило со своим работником договор на безвозмездное пользование его автомобилем. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма. Кроме того, в качестве компенсации за износ автомобиля работник ежемесячно получает материальную помощь в сумме 900 руб.

(фирма выплачивает ее за счет чистой прибыли). Предположим, что ее сумма с начала года превысила 2000 руб., и поэтому облагается налогом на доходы физических лиц. Ежемесячно фирма уменьшает налогооблагаемую прибыль на 5500 руб. (3500 + 2000). Экономия на налоге на прибыль составляет 1320 руб. (5500 руб.

x 24%). Налог на доходы физических лиц, удержанный с материальной помощи, — 117 руб. (900 руб. x 13%). Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля. Общая сумма платежей фирмы — 5080 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1320).

Проводки будут такими:

  • ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
  • ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
  • ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
  • ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60

— 900 руб. — начислена материальная помощь работнику; — 117 руб. — удержан налог на доходы; — 783 руб. — выплачена материальная помощь из кассы фирмы; — 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы 1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.

2. Расходы на ГСМ и ремонт автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы 1. Трудности, связанные с выплатой работнику денег в качестве компенсации за износ автомобиля.

2. Налоговая инспекция может увеличить доходы фирмы на стоимость безвозмездной услуги исходя из рыночных цен.

Самый выгодный способ как для фирмы, так и для работника — это договор аренды. Все расходы, связанные с арендованным автомобилем, фирма может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Никаких «зарплатных» налогов с арендной платы фирма не платит. Единственное, что необходимо заплатить — это налог на доходы физических лиц, да и тот удерживают из дохода работника.

Работник же получает зафиксированную в договоре плату за то, что его автомобиль эксплуатирует фирма. Если же никаких выплат, компенсирующих использование автомобиля, работнику не требуется, арендную плату можно установить на минимальном уровне, тем самым минимизировав выплаты налога на доходы. Это позволит избежать всех недостатков договора безвозмездного пользования.

В. РАТНИКОВ, аудитор

К ВАМ ИДУТ НАЛОГОВИКИ!

Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.

Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок.

В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Учет возмещения работнику затрат на ремонт его автомобиля, используемого для нужд организации

Работник при выполнении трудовых обязанностей может использовать свой личный автомобиль.

При этом возможна ситуация, когда организация дополнительно к сумме компенсации возмещает работнику суммы, затраченные им на ремонт этого транспортного средства.

Рассмотрим, как организации отразить соответствующие операции в бухгалтерском и налоговом учете при УСН и ОСН, а также при исчислении страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

1. Расходы на ремонт транспортного средства, принадлежащего работнику и используемого в интересах организации

Работник, использующий при выполнении своих трудовых обязанностей принадлежащий ему автомобиль для нужд организации-нанимателя, имеет право на получение компенсации за износ (амортизацию) этого транспортного средства. Размер и порядок ее выплаты определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

Обязанности производить ремонт автомобиля у организации нет.

Трудовое законодательство не предусматривает в данном случае и необходимости возмещать работнику стоимость ремонта транспортного средства, однако в соглашении о выплате компенсации за износ (амортизацию автомобиля) можно предусмотреть и такую дополнительную выплату (ч. 3 ст. 7 ТК). При этом целесообразно определить конкретные условия ее осуществления.

2. Возмещение расходов на ремонт при налогообложении и исчислении страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах

Подоходный налог. Полученные работником от организации доходы являются объектом налогообложения подоходным налогом. При определении налоговой базы учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Возмещение в данной ситуации относится к доходам в денежной форме (п. 1 ст. 196, ч. 1 п. 1 ст. 199 НК).

Отдельные виды доходов плательщика не являются объектом налогообложения подоходным налогом (п. 2 ст. 196 НК). Возмещение работнику стоимости ремонта его автомобиля, используемого для нужд нанимателя, среди них не поименовано.

Некоторые доходы освобождаются от подоходного налога.

В частности — все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совмина компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих плательщику), в том числе связанных с возмещением расходов, связанных с исполнением плательщиком трудовых обязанностей (абз. 1 и  7 ч. 1 п. 4 ст. 208 НК). Рассматриваемое возмещение законодательными актами либо постановлениями Совмина не предусмотрено, освобождение по данной норме не применяется.

Однако в данном случае можно применить п. 23 ст. 208 НК, в соответствии с которым освобождаются от подоходного налога не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в пунктах 14, 29 и 30 ст. 208 НК), полученные:

— от организаций и ИП, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в том числе полученные пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у ИП, — в размере, не превышающем 2272 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода. Эта норма не применяется в отношении доходов, указанных в п. 24 ст. 208 НК;

Читайте также:  Ремонт двигателей авто форд фокус

— иных организаций и ИП (кроме доходов, указанных в п. 38 ст. 208 НК) — в размере, не превышающем 150 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода.

Данной льготы может быть недостаточно. Например, если ремонт оказался дорогостоящим или работник получал от организации в течение года иные доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей.

Тогда следует принять во внимание, что при определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы и налоговая база для доходов, облагаемых по ставке 13%, определяется за каждый календарный месяц налогового периода как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Для рассматриваемых доходов по общему правилу применяется ставка подоходного налога в размере 13% (п. 1, ч. 1 п. 3 ст. 199, п. 1 ст. 214 НК).

Страховые взносы в ФСЗН.

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь для работодателей и работающих граждан по общему правилу являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем N 115, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются страховые взносы в ФСЗН (абз. 2 ст. 2 Закона N 138-XIII).

В частности, страховые взносы в ФСЗН не начисляются на компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в главе 9 ТК (п. 3 Перечня N 115). Как упоминалось выше, ст. 106 ТК предусмотрена только компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства.

Взносы не начисляются на суммы средств работодателя, направленные на осуществление хозяйственной деятельности организации.

По разъяснениям специалиста ФСЗН, на суммы возмещения работнику расходов на ремонт его автомобиля, используемого для нужд нанимателя, страховые взносы в ФСЗН не начисляются. При этом расходы работника должны быть документально подтверждены.

Страховые взносы в Белгосстрах.

Объектом для начисления страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний являются выплаты всех видов, начисленные в пользу работника по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем N 115 (абз. 2 п. 272 Положения N 530,  ч. 1 п. 2 Положения N 1297).

По разъяснениям специалиста Белгосстрах, возмещение работнику понесенных им расходов на ремонт автомобиля, используемого в интересах нанимателя, облагается страховыми взносами в Белгосстрах.

Такие расходы рассматриваются как напрямую не связанные с использованием работником автомобиля в служебных целях, т.е.

возникающие вне зависимости от того, используется работником автомобиль в служебных целях или нет.

НДС. Объекта налогообложения НДС при возмещении работнику стоимости ремонта его автомобиля, используемого для нужд организации, не возникает (ст. 115, п. 3 ст. 120 НК).

Налог на прибыль. Расходы на ремонт в данной ситуации представляется затруднительным связать с использованием автомобиля для нужд нанимателя, поскольку:

— права владения и пользования автомобилем в данной ситуации остаются за работником и к организации не переходят. Такая схема использования имущества работника предполагает, что в нерабочее время физлицо продолжает использовать автомобиль для личных нужд. Соответственно, необходимость ремонта возникнет вне зависимости от того, будет ли автомобиль использоваться в интересах нанимателя;

— работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства. Это, на взгляд автора, предполагает, что вследствие износа может потребоваться ремонт, расходы на который уже заложены в компенсацию.

Полагаем, возмещение стоимости ремонта носит в данной ситуации характер дополнительной выплаты работнику. С учетом изложенного сумма возмещения включается в затраты, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Отметим, что сама сумма компенсации за время, когда автомобиль использовался в предпринимательской деятельности организации, учитывается при налогообложении прибыли в составе прочих нормируемых затрат, если работа данного сотрудника не носит разъездной характер, а при разъездной работе — в затратах по производству и реализации (подп. 1.3 ст. 173, подп. 2.7 ст. 171, п. 1 ст. 170 НК).

Страховые взносы в Белгосстрах, начисляемые на сумму возмещения стоимости ремонта, учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (подп. 3.34 ст. 175 НК).

УСН. Расходы организации при определении налоговой базы налога при УСН не учитываются (п. 1 ст. 328 НК).

3. Бухучет возмещения расходов на ремонт автомобиля работника

Расчеты с работником по сумме причитающегося ему возмещения отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (ч. 1 п. 57 Инструкции N 50).

Как упоминалось ранее, затраты на возмещение стоимости ремонта автомобиля в рассматриваемой ситуации не связаны напрямую с его использованием для нужд организации и носят характер дополнительной выплаты работнику. Указанную сумму относят в состав прочих расходов по текущей деятельности (абз. 6 ч. 1 п. 2, абз. 19 п. 13 Инструкции N 102).

Данные расходы не соотносятся с доходами и отражаются на субсчете 90-10 в том периоде, когда они были произведены.

С учетом принципов начисления, правдивости и осмотрительности рассматриваемые расходы, по мнению автора, следует признать на тот момент, когда у организации возникло обязательство перед работником по возмещению ему расходов на ремонт автомобиля.

Полагаем, такая дата определяется с учетом закрепленного в соглашении между работником и нанимателем порядка возмещения. Например, если соглашением установлено, что достаточно заявления работника с приложением подтверждающих документов, расходы признаются на дату представления работником такого заявления.

Если требуются дополнительные действия, к примеру, визирование лицом, на которого возложена обязанность провести определенную проверку представленных работником документов, — на дату, когда все необходимые действия выполнены, и т.д. (абз. 17 ст. 1, п. 4, 6 и 8 ст. 3 Закона N 57-З; ч. 2 п. 32 Инструкции N 102).

Хозяйственная операция по общему правилу отражается на основании первичного учетного документа (абз. 13 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З).

Расчеты по страховым взносам в Белгосстрах организация отражает на субсчете 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию». Сумма взносов относится в дебет того же счета, что и сумма выплат работнику, на которые она начислена. То есть в дебет субсчета 90-10 (ч. 5 и 6 п. 59 Инструкции N 50).

4. Ситуация из практики. Возмещение работнику интернет-магазина затрат на ремонт личного автомобиля, используемого для доставки товаров покупателям

Работник торговой организации (интернет-магазина) по соглашению с нанимателем использует свой автомобиль при доставке заказов покупателям. По соглашению с организацией помимо компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства организация возмещает ему стоимость ремонта на основании заявления работника и подтверждающих документов.

В соглашении установлены виды ремонта, затраты на которые подлежат возмещению, а также максимальная сумма возмещения за год. Установлено, что представленные работником документы проверяются ответственным лицом на соответствие предмету соглашения — и при положительных результатах такой проверки работнику выплачивается сумма возмещения.

В мае 2021 года работник обратился за возмещением расходов на ремонт тормозной системы автомобиля в сумме 100 руб. с приложением подтверждающих документов. Представленные документы проверены ответственным лицом и в этом же месяце на счет работника, к которому открыта банковская платежная карточка, перечислена сумма возмещения в размере 100 руб.

Организация является для работника основным местом работы. Общая сумма полученных от организации в 2021 году доходов, не являющихся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей (с учетом суммы возмещения), не превысила 2272 руб. В связи с этим сумма возмещения освобождается от подоходного налога в полном объеме.

Страховые взносы в Белгосстрах исчисляются по ставке 0,6%, скидки (надбавки) отсутствуют (условно). Перечисление взносов не рассматривается.

Организация применяет общеустановленную систему налогообложения.

В учете делают записи:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
Включена в прочие расходы по текущей деятельности причитающаяся работнику сумма возмещения ремонта автомобиля 90-10 73 100
Начислены страховые взносы в Белгосстрах
(100 руб. х 0,6%)
90-10 76-2 0,6
Перечислена работнику сумма возмещения 73 51 100
—————————
Не учитывается при налогообложении прибыли.
Включается во внереализационные расходы.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Ссылка на основную публикацию